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Abos — wie das funktioniert
Was ist ein Abo?
Ein Vertragszeitraum: ab wann, zu welchem Tarif, für wie viel. Wächst die Flotte eines Kunden oder ändert sich der Preis, wählst du im Menü „Flotte / Preis ändern" und den Tag, ab dem es gilt. Der bisherige Zeitraum endet am Vortag und bleibt mit Fahrzeugen und Preis stehen, ab dem Stichtag läuft ein neuer. So bleibt nachvollziehbar, was der Kunde wann gezahlt hat — die Statistik rechnet den Umsatz tagesgenau aus beiden.
Der Rechnungsrhythmus läuft dabei unverändert weiter. Eine bereits gestellte Rechnung wird nicht nachträglich anteilig korrigiert — eine Differenz für den laufenden Zeitraum stellst du bei Bedarf separat in Rechnung.
Festpreis oder nach Preisliste?
Festpreis heißt: genau dieser Betrag wird abgerechnet, egal was die Preisliste sagt. Das ist der Normalfall für alle Bestandskunden — da stecken Sonderkonditionen, geschenkte Fahrzeuge und Altpreise drin.
Nach Preisliste rechnet bei jeder Rechnung neu aus Fahrzeuganzahl und Tarif. Der Betrag ändert sich also automatisch mit, wenn du die Fahrzeuganzahl anpasst.
Der Listenpreis wird immer daneben angezeigt — auch beim Festpreis, damit du vergleichen kannst.
„Neuer Vertrag" oder „Läuft bereits"?
Neuer Vertrag: du trägst ein, wann die erste Rechnung rausgeht.
Läuft bereits: der Kunde wurde bisher von Hand abgerechnet. Du trägst ein, wann er zuletzt abgerechnet wurde — den Rhythmus rechnet das System daraus aus.
Was passiert bei „Automatisch abrechnen"?
Jede Nacht um 4:30 Uhr prüft das System, welche Abos fällig sind, und legt für jedes eine festgeschriebene Rechnung in Lexware an. Vorher siehst du im Dialog, wann die nächste Rechnung rausgeht und über welchen Betrag.
Mit „Rechnung per E-Mail an den Kunden schicken" geht sie direkt danach mit PDF an die Rechnungs-E-Mail des Kunden — von info@yourenti.de, mit Kopie an Timm und Dominik. Ohne den Haken wird sie nur angelegt und du verschickst sie selbst (im Menü der Rechnung: „Per E-Mail senden").
In der Abo-Liste siehst du je Kunde, wann die letzte Rechnung war, wann sie per Mail rausging und wann die nächste kommt. Ging etwas schief, steht der Grund rot unter dem Kunden.
Abos „Über Stripe" werden hier nie abgerechnet — Stripe bucht ab und schickt den Beleg selbst.
Es wird nie rückwirkend abgerechnet. Wenn du ein Abo scharf schaltest, das seit 2024 läuft, kommen nicht zwei Jahre Rechnungen — es wird immer der nächste Termin in der Zukunft angesetzt.
Ohne den Haken passiert gar nichts. Das Abo ist dann nur eine Notiz, die in der MRR mitzählt.
Kündigen — wird da etwas gelöscht?
Nein. Kündigen setzt das Enddatum und den Kündigungsgrund. Der Eintrag bleibt vollständig erhalten, auch mit Betrag und Laufzeit — die Statistik braucht ihn für MRR und ARR der vergangenen Monate und zeigt die Kündigungen nach Grund.
Der Grund ist Pflicht. Passt keiner, „Sonstiges" wählen und in der Notiz sagen, was es war. Eine Kündigung lässt sich zurücknehmen, solange sie noch nicht gegriffen hat — dann verschwindet auch der Grund.
Ist ein Vertrag schon ausgelaufen, ohne dass ein Grund eingetragen wurde: beim letzten Zeitraum des Kunden „Bearbeiten" wählen — bei gesetztem Enddatum stehen dort Grund und Notiz. Die Statistik zeigt unter „Kündigungen", wer wann und warum gegangen ist.
Ab dem Enddatum wird nicht mehr abgerechnet, und die Zeile steht ausgegraut in der Liste. Ein Abo lässt sich über die Oberfläche überhaupt nicht löschen.
Zuordnen — was heißt das?
Jeder Kunde wird einmal mit seinem Eintrag in Lexware verknüpft. Gemerkt wird die Lexware-Kundennummer, nicht der Name — die Verknüpfung hält also auch, wenn jemand den Namen in Lexware ändert.
Das ist nötig, weil viele Kunden dort anders heißen als bei uns („Power KFZ" ist in Lexware „Power Kfz-Werkstatt"). Der Dialog schlägt passende Kunden vor; entscheiden musst du. Einmal zugeordnet, ist das Thema für diesen Kunden dauerhaft erledigt.
Verstanden
Buchhaltung — wie das funktioniert
Wo entstehen die Dokumente?
Direkt in Lexware Office. Belegnummer, PDF und Zahlungsstand kommen von dort — hier wird nichts doppelt geführt. Der Status in der Liste ist immer der aktuelle aus Lexware.
Muss der Kunde vorher in Lexware angelegt sein?
Nein, aber er sollte verknüpft sein. Unter dem Kundenfeld steht, ob eine Verknüpfung besteht.
Ist er verknüpft , landet der Beleg garantiert beim richtigen Kunden — die Verknüpfung merkt sich die Lexware-Kundennummer, nicht den Namen.
Ist er nicht verknüpft , wird beim Erstellen nach der E-Mail-Adresse gesucht. Findet sich nichts, wird ein neuer Kunde angelegt — und das kann eine Dublette sein, wenn er in Lexware unter einem anderen Namen geführt wird. Deshalb vorher einmal „Zuordnen" klicken.
Angebot oder Rechnung?
Das Angebot ist 7 Tage gültig und fordert kein Geld. Die Rechnung ist in 7 Tagen fällig. Die Standardtexte passen sich automatisch an Fahrzeuganzahl, Tarif und Zeitraum an.
Eigene Positionen
Unter „Eigene Positionen" trägst du frei ein, was die Preisliste nicht kennt — Einrichtung, Schulung, eine Buchungsseite. Sie stehen unter der Lizenz und gelten genau wie eingetragen; der zusätzliche Rabatt betrifft nur die Lizenz. Ein negativer Preis ist eine Gutschrift.
Mit „Nur eigene Positionen" entfällt die Lizenz ganz: kein Tarif, keine Fahrzeuge, der Text bleibt neutral. Statt eines Zeitraums trägt der Beleg ein Leistungsdatum.
Und wiederkehrende Rechnungen?
Die kommen nur aus den Abos . Hier entstehen einzelne Angebote und Rechnungen; was regelmäßig abgerechnet wird, legst du unter „Abos" an und stellst dort „Automatisch abrechnen" ein.
Woher weiß ich, was bezahlt ist?
Die Spalte Status wird bei jedem Öffnen live aus Lexware geladen: bezahlt , offen mit Restbetrag, oder überfällig . Sobald eine Zahlung in Lexware verbucht ist, steht sie hier.
Mailtext
Zu jedem Dokument wird ein fertiges Anschreiben formuliert und gespeichert. Über „Mailtext" holst du es jederzeit wieder hervor. Verschickt wird noch nichts automatisch — Text kopieren und mit dem PDF rausschicken.
Verstanden